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Copywriting: Drafting Rules for Professionals

Author: Dina Giolitto

A s a p r o f e s s i o n a l c o n t r a c t o r w h o w e a r s m a n y h a t s , y o u o w e i t t o y o u r s e l f a n d y o u r c l i e n t s t o b e a s o r g a n i z e d a s p o s s i b l e . I n a p r e v i o u s a r t i c l e , I d i s c u s s e d t h e i m p o r t a n c e o f d e l i v e r i n g a n o r g a n i z e d d r a f t t h a t y o u r c o - c r e a t o r s c a n e a s i l y w o r k f r o m . F o l l o w i n g a r e s o m e s u g g e s t i o n s f o r f r e e l a n c e c o p y w r i t e r s w h o w i s h t o s t r e a m l i n e t h e i r c o p y s u b m i s s i o n p r o c e s s a n d e n s u r e a c r i s p , c l e a n d r a f t e v e r y t i m e . G e n e r a l C o p y D r a f t i n g R u l e s 1 . D o n o t d e v i a t e f r o m t h e s t a n d a r d f o n t s , A r i a l o r T i m e s N e w R o m a n , 1 0 o r 1 2 p o i n t . 2 . S u b m i t a l l c o p y w i t h O N E S P A C E a f t e r a p e r i o d , N O T T W O . 3 . S a v e a l l c o p y d r a f t s a s a W o r d d o c u m e n t . 4 . M a k e s u r e t h a t S M A R T Q U O T E S a n d a l l " a u t o f o r m a t t i n g " i s s h u t o f f b e f o r e t y p i n g y o u r c o p y i n t o a f r e s h W o r d d o c u m e n t . T h a t m e a n s N O a u t o i n d e n t s , N O a u t o b u l l e t s , N O f r a c t i o n s y m b o l s , e t c . 5 . U s e B O L D , I T A L I C o r U N D E R L I N E w h e r e n e c e s s a r y . Y o u m a y a l s o h t m l t a g t h e s e a s s o & l t ; b & g t ; b o l d & l t ; / b & g t ; i f t h e c l i e n t h a s r e q u e s t e d i t . 6 . E v e r y d r a f t s h o u l d b e s p e l l c h e c k e d b y c o m p u t e r a n d b y e y e b a l l . S e t t i n g U p Y o u r C o p y D r a f t D e v e l o p a S t a n d a r d C o p y D r a f t T e m p l a t e . U s e t h i s t e m p l a t e t o s e t u p e a c h i n i t i a l c o p y d r a f t y o u c r e a t e . B e s u r e t o i n c l u d e t h e f o l l o w i n g : A H e a d e r t h a t l i s t s : 1 . T h e c l i e n t ' s n a m e o r c o m p a n y n a m e 2 . T h e a u t h o r ( y o u r n a m e ) 3 . T o d a y ' s d a t e 4 . P r o j e c t d e s c r i p t i o n 5 . D r a f t N u m b e r A F o o t e r t h a t i n c l u d e s t h e p a g e n u m b e r . ( T o a d d p a g e n u m b e r s , g o t h e t o p m e n u a n d c l i c k I N S E R T a n d t h e n P A G E N U M B E R S . ) W h e n c r e a t i n g a n e w d o c u m e n t , f o l l o w t h e d r a f t i n g p r o c e s s a s o u t l i n e d b e l o w . 1 . O p e n u p t h e C o p y D r a f t T e m p l a t e o n y o u r d e s k t o p 2 . I m m e d i a t e l y d o a S a v e - A s a n d r e n a m e t h e d o c u m e n t a s f o l l o w s : X X X _ d e s c r i p _ d r a f t X I n t h i s n a m i n g c o n v e n t e n t i o n , t h e t h r e e X s r e p r e s e n t t h e f i r s t t h r e e l e t t e r s o f t h e c l i e n t ' s c o m p a n y n a m e . T h e l a b e l " d e s c r i p " s h o u l d b e r e p l a c e d b y a q u a l i f i e r . " D r a f t X " w i l l b e t h e d r a f t n u m b e r . S a m p l e f i l e n a m e f o r " R o c k y ' s H o t W i n g s " m e n u c o p y , d r a f t n u m b e r t w o : R O C _ m e n u _ d r a f t 2 I n c r e a t i n g a d d i t i o n a l r e v i s e d d r a f t s o f t h i s c o p y , u s e a n i d e n t i c a l f i l e n a m i n g f o r m a t , r e p l a c i n g o n l y t h e X v a l u e a t t h e e n d o f t h e f i l e n a m e . N o t e : I f f o r s o m e r e a s o n y o u d o n ' t h a v e a c c e s s t o y o u r S t a n d a r d C o p y D r a f t T e m p l a t e , y o u c a n c r e a t e y o u r o w n d o c u m e n t f r o m s c r a t c h p r o v i d e d t h e f o l l o w i n g i s i n c l u d e d : B e f o r e y o u b e i n g t y p i n g , " p r e p y o u r d o c u m e n t " b y d o i n g t h e f o l l o w i n g : 1 . T u r n o f f t h e S M A R T Q U O T E S f e a t u r e . T h e r e a s o n f o r t h i s i s b e c a u s e H T M L a n d P D F s d o n o t i n t e r p r e t c u r l y q u o t e s a n d c u r l y s i n g l e q u o t e s o r a p o s t r o p h e s c o r r e c t l y . T h i s w i l l C O R R U P T y o u r t e x t w i t h w e i r d - l o o k i n g s y m b o l s t h r o u g h o u t . D e s p i t e w h a t y o u r c o l l e g e p r o f e s s o r m a y h a v e t o l d y o u , M A K E S U R E Y O U U S E S T R A I G H T Q U O T E S ( " ) A N D F O O T M A R K S ( ' ) i n a l l o f y o u r c o p y d r a f t s f o r a n y c l i e n t j o b s . 2 . T u r n o f f a l l A U T O F O R M A T T I N G . A u t o f o r m a t t i n g i s o f a b s o l u t e l y n o u s e t o s o m e o n e w h o p l a n s t o f o r m a t t e x t i n t o t h e i r o w n s t y l e s h e e t s o r g r a p h i c d e s i g n . I t i s m o r e t r o u b l e t h a n i t ' s w o r t h s o D O N O T h a n d i n f o r m a t t e d t e x t o f a n y k i n d . D o n o t t a b , b u l l e t , a u t o - n u m b e r , a u t o - c o r r e c t , a u t o - c a p , m a k e f r a c t i o n s o u t o f o r o t h e r w i s e f o r m a t y o u r t e x t . L a b e l Y o u r S e c t i o n s W h i l e n o t e v e r y p r o j e c t w i l l r e q u i r e y o u t o d i v i d e i t i n t o s e c t i o n s , i t e m s s u c h a s e - b o o k c o p y , c a t a l o g c o p y a n d w e b c o p y w i l l . I f y o u ' r e w o r k i n g o n s o m e t h i n g t h a t w i l l b e p r e s e n t e d v i s u a l l y i n p i e c e s , l a b e l e a c h s e c t i o n o f y o u r c o p y w i t h a n a p p r o p r i a t e d e s c r i p t o r . U s e a B O L D f o n t o r s o m e o t h e r q u a l i f i e r t o i n d i c a t e s e c t i o n d e s c r i p t i o n s . N o t e : y o u r s e c t i o n d e s c r i p t o r s s h o u l d n o t b e c o n f u s e d w i t h y o u r h e a d l i n e s . D o s o m e t h i n g " d i f f e r e n t " t o t h e s e c t i o n d e s c r i p t o r s a n d a p p l y t h a t t r e a t m e n t u n i f o r m l y t h r o u g h o u t t h e p i e c e . F o r e x a m p l e , i f y o u r h e a d l i n e s a r e b o l d e d a l r e a d y , y o u m a y w a n t t o A L L - C A P y o u r s e c t i o n h e a d e r s t o e l i m i n a t e c o n f u s i o n . F o r e x a m p l e , i f y o u ' r e w r i t i n g w e b c o p y , y o u m i g h t t i t l e y o u r d e s c r i p t o r s a s s o : H O M E P A G E A B O U T U S P A G E P R O D U C T S P A G E S E R V I C E S P A G E C O N T A C T P A G E Y o u c a n a l s o l a b e l y o u r h e a d l i n e s a n d s u b h e a d l i n e s s o t h a t w h o e v e r i s p i c k i n g u p y o u r c o p y c a n b e s u r e o f h o w t o l a y i t a l l o u t . F o r e x a m p l e : T I P S P A G E H e a d l i n e : W e b C o p y w r i t i n g B a s i c s S u b h e a d : M a s t e r t h e T r i c k s t h e P r o s U s e F o r m a t t i n g " L i s t s " S o m e p r o j e c t s s u c h a s t a g l i n e s , b a n n e r a d i d e a s a n d h e a d l i n e b r a i n s t o r m s w i l l r e q u i r e t h a t y o u s u b m i t t h e m i n l i s t f o r m a t . T y p e y o u r l i s t s a t 1 2 p o i n t a n d d o n ' t s k i p a l i n e b e t w e e n e a c h l i s t i n g . T h e c u s t o m e r w i l l l i k e l y b e p a y i n g b y t h e p a g e , s o h e ' l l w a n t h i s m o n e y ' s w o r t h o f c r e a t i v e i n p u t . E d i t i n g A n E x i s t i n g D r a f t Y o u m a y b e r e q u i r e d t o e d i t a d r a f t o c c a s i o n a l l y t h a t s o m e o n e e l s e w i l l m a k e c h a n g e s t o . I f t h i s i s t h e c a s e , u s e t h e T r a c k C h a n g e s f e a t u r e i n M i c r o s o f t W o r d . A s y o u e d i t , y o u r " s u g g e s t e d " r e v i s i o n s w i l l s h o w u p i n t h e d o c u m e n t a s c r o s s o u t s , r e p l a c e d t e x t a n d w o r d a d d i t i o n s i n a d i f f e r e n t c o l o r t h a n t h e o r i g i n a l t e x t . Y o u m a y a l s o b e r e q u i r e d t o m a k e t h e f i n a l r e v i s i o n s o n a d o c u m e n t t h a t h a s a l r e a d y b e e n e d i t e d w i t h t h e T r a c k C h a n g e s f e a t u r e . I f t h i s i s t h e c a s e , o p e n t h e d o c u m e n t o n y o u r d e s k t o p , d o a S a v e A s , a n d r e n a m e t h e d o c u m e n t t o t h e n e x t c o n s e c u t i v e d r a f t n u m b e r . Y o u w i l l h a v e t o g o u p t o t h e T r a c k C h a n g e s m e n u a g a i n a n d u n c h e c k t h e b o x e s s o t h a t y o u ' l l b e a b l e t o m a k e y o u r r e v i s i o n s w i t h o u t " c r o s s o u t s " a n d c o l o r e d e d i t s s h o w i n g u p . A f t e r y o u ' v e s h u t o f f t h i s f e a t u r e , i m p l e m e n t t h e r e q u e s t e d c h a n g e s a s p e r n o r m a l d r a f t c r e a t i o n . D o n ' t f o r g e t t o S A V E e v e r y f e w m i n u t e s ! P r e p a r i n g a D o c u m e n t f o r E m a i l T r a n s m i s s i o n N o t e : B e f o r e y o u s e n d y o u r c o p y d r a f t d o c u m e n t , b e s u r e t h a t i t ' s s a v e d a s a W o r d d o c u m e n t o n y o u r d e s k t o p a n d n o t i n y o u r T e m p f o l d e r . I f y o u l e a v e i t i n t h e T e m p f o l d e r a n d t h e n m a k e d r a f t r e v i s i o n s , y o u c a n c o u n t o n l o s i n g t r a c k o f w h e r e t h o s e r e v i s i o n s a r e l a t e r . T h e y m a y e v e n b e d e l e t e d a c c i d e n t a l l y ! A f t e r s a v i n g y o u r d o c u m e n t t o t h e d e s k t o p , a t t a c h i t t o a n e m a i l m e s s a g e w i t h a p p r o p r i a t e i n t r o t e x t . Y o u r e m a i l s u b j e c t l i n e s h o u l d b e t i t l e d t o r e f l e c t t h e c l i e n t n a m e , p r o j e c t d e s c r i p t i o n a n d d r a f t n u m b e r . S a m p l e E m a i l S u b j e c t l i n e : R o c k y ' s H o t W i n g s M e n u C o p y D r a f t 1 W h e n y o u m a k e f u t u r e r e v i s i o n s a n d s u b s e q u e n t d r a f t s o f t h i s c l i e n t ' s c o p y , r e t a i n t h e i d e n t i c a l e m a i l s u b j e c t l i n e a n d d e l e t e t h e " R E : " f r o m t h e s u b j e c t l i n e , a s t h i s w i l l m e s s u p t h e s o r t i n g o f y o u r e m a i l s i n y o u r i n b o x a s w e l l a s t i c k o f f t h e p e r s o n w h o i s o n t h e r e c e i v i n g e n d o f t h e w o r k . Y o u r n e x t d r a f t o f t h i s s a m e f i l e s h o u l d b e n a m e d : R o c k y ' s H o t W i n g s M e n u C o p y D r a f t 2 A t s o m e p o i n t y o u m a y w a n t t o a s k q u e s t i o n s , q u a l i f y w h a t y o u w r o t e , m a k e a s u g g e s t i o n o r o t h e r w i s e c o m m e n t a l o n g w i t h c o p y y o u s u b m i t . T h e i d e a l p l a c e t o d o t h i s i s i n t h e e m a i l i t s e l f , a s a b r i e f m e m o . B e s u r e t o i n c l u d e y o u r c o n t a c t i n f o r m a t i o n s u c h a s e m a i l a d d r e s s a n d p h o n e n u m b e r a t t h e b o t t o m o f t h e e m a i l f o r q u i c k r e f e r e n c e . S t o r i n g Y o u r F i l e s F o r y o u r o w n p e a c e o f m i n d , i t ' s w i s e t o s t o r e e x i s t i n g d r a f t s i n t h e i r o w n p r o p e r l y l a b e l e d f o l d e r s o n y o u r D e s k t o p o r w h e r e v e r y o u p r e f e r t o k e e p y o u r w o r k f i l e s . Y o u n e v e r k n o w w h e n a c l i e n t w i l l w a n t t o g o b a c k t o " s q u a r e o n e " a n d i f y o u k n o w w h e r e s q u a r e o n e i s l o c a t e d y o u c a n s a v e y o u r s e l f a l o t o f a n g u i s h . I f y o u h a v e a n y q u e s t i o n s a b o u t s e t t i n g u p , s u b m i t t i n g o r s e n d i n g c o p y d r a f t s , p l e a s e c o n t a c t D i n a G i o l i t t o , C o p y w r i t i n g C o n s u l t a n t , a t h t t p : / / W o r d f e e d e r . c o m .